Microsoft Teamsでのウェブ会議について

2020.04.22

Microsoft Teamsでのウェブ会議について

IT導入補助金2020でTeamsを導入する方法

ウェブ会議への参加方法

Teams会議への外部ユーザーをゲストとして一時的に会議に招待する機能です。

Teams 会議のゲスト参加は、該当の会議 URL が分かればどなたでも参加できる動作となります。microsoftアカウントは必須ではありません。

会議の出席者として当該ユーザーのメール アドレスを追加していただくことで当該ユーザーに Teams 会議への出席依頼メールが配信されますので、メールの URL から会議にアクセスすることができます。

ゲストユーザーが会議にアクセスすると、”ロビー” での待機状態となり、会議の開催者によって許可されることで参加することができます。

Teams 会議のゲストユーザーの制限事項は以下の通りす。

・ 会議内のチャット、音声、ビデオのみ利用できます。

・ ゲストユーザーは、チームへの参加やファイルの共有は行うことができません。

・ゲストユーザーではないユーザーが会議中にデスクトップ共有やファイル画面共有を行った場合、ゲストユーザー側にも共有した画面が表示されますが、ゲストユーザー側から当該共有機能の実行はできない動作となります

1-1. 会議の予約 (開催者側の操作)

1) Microsoft Teams 左ペインメニューの [予定表] をクリックします。

2) 画面右上の[+ 新しい会議] をクリックします (プルダウンが表示された場合は [会議のスケジュール設定] をクリックします。)

3) [タイトル] を入力し、”必須出席者を追加” の右に表示されている [+任意] をクリックし招待したいユーザーのメールアドレスを入力します。

4) 右上の [送信] をクリックします。

※ 上記手順 3. にて入力したメールアドレス以外のゲストユーザーを会議に招待する場合は、以下の手順により会議 URL を取得し、別途手作業でメールを送信することにより招待可能です。

5) Microsoft Teams にて、画面左メニューの [予定表] をクリックします。

6) 予約されている会議をクリックします。

7) [Microsoft Teams 会議に参加] の文字を右クリックし、[リンクのコピー] を選択して会議 URL をコピーします。

8) コピーした会議 URL をメールなどに張り付けて、会議に参加させたいユーザーに送付します。

1-2. 会議へのアクセス (ゲストにて参加する側の操作)

1) ユーザーに会議招待メールが届きます。

2) メール内のリンクをコピーしブラウザーに貼り付けます。

3) 参加時 [Windows アプリをダウンロード] をクリックすると Teams デスクトップクライアントがインストールされ、[代わりに Web 上で参加]をクリックすることで、Web ブラウザーにて Teams 会議画面が表示されます。

また、ゲストユーザーにて Web ブラウザーで Teams 会議へ参加する際、利用するブラウザーによって制限があることを確認しておりますので、予め以下参考情報よりご確認いただきますようお願いいたします。

4) ゲスト参加する際の名前入力を求められますので、任意の名前を入力し、[参加] をクリックします。

5) [XX さん、会議の参加者がまもなくあなたを招待します] と表示されます。会議開催者側で会議参加が許可されるまで、しばらくお待ちいただきます。

1-3. ゲスト参加者の許可 (会議を開催する側の操作)

会議開催者が Teams 会議に参加すると、ロビーで待機中のゲストユーザーが表示されますので、ユーザーの名前を確認の上、参加を許可してください。